Gdy formularz zaczyna się od pola „dane pracownika”, łatwo odruchowo wpisać wszystko, co znajduje się w dowodzie osobistym, CV albo wcześniejszych dokumentach. To jednak zły kierunek. W polskich przepisach liczy się cel zebrania informacji, dlatego inaczej uzupełnia się dane kandydata, inaczej dane osoby już zatrudnionej, a jeszcze inaczej formularz płacowy lub dokument dotyczący świadczeń.
Do formularza wpisz tylko dane potrzebne do zatrudnienia i rozliczeń
- Imię, nazwisko i data urodzenia to podstawowe dane identyfikacyjne.
- Adres zamieszkania, PESEL albo dane dokumentu tożsamości dotyczą przede wszystkim osoby już zatrudnionej.
- Telefon i adres e-mail podajesz jako dane kontaktowe wskazane przez siebie.
- Numer rachunku bankowego wpisujesz, gdy wynagrodzenie ma być przelewane na konto.
- Dane dzieci, rodziny, wykształcenie i wcześniejsze zatrudnienie podajesz tylko wtedy, gdy są potrzebne do konkretnego celu.
Najpierw ustal, czy chodzi o kandydata, czy już zatrudnioną osobę
Największe nieporozumienie bierze się z mieszania dwóch etapów. Pracodawca może żądać jednego zakresu danych podczas rekrutacji, a szerszego po podpisaniu umowy o pracę. Tak wynika z art. 221 Kodeksu pracy, który wskazuje, jakie informacje są potrzebne do zatrudnienia i prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
| Etap | Co zwykle można wpisać | Od czego zależy zakres |
|---|---|---|
| Rekrutacja | Imię i nazwisko, data urodzenia, wybrane dane kontaktowe, a także wykształcenie i przebieg zatrudnienia | Wykształcenie i doświadczenie muszą być potrzebne do pracy na danym stanowisku |
| Po zatrudnieniu | Adres zamieszkania, PESEL albo dane dokumentu tożsamości, dane płacowe i informacje potrzebne do uprawnień pracowniczych | Rodzaj umowy, obowiązki pracodawcy i uprawnienia pracownika |
| Świadczenia i ulgi | Dane dzieci lub innych członków najbliższej rodziny | Tylko wtedy, gdy pracownik chce skorzystać z konkretnego uprawnienia |
W formularzu rekrutacyjnym nie trzeba więc wpisywać numeru PESEL, numeru dowodu osobistego ani numeru konta. Z mojego punktu widzenia to jedna z najważniejszych praktycznych zasad: nie przekazuj danych „na zapas”, nawet jeśli rubryka pojawia się w rozbudowanym formularzu firmy.
Jakie dane pracownika wpisać w podstawowym formularzu
Jeśli jesteś już zatrudniony i kadry proszą o uzupełnienie danych osobowych, przygotuj informacje w kilku grupach. Najlepiej wpisywać je dokładnie tak, jak widnieją w dokumentach potwierdzających tożsamość, bez skrótów i domysłów.
Dane identyfikacyjne
- Imię lub imiona i nazwisko w pełnym brzmieniu.
- Data urodzenia, najlepiej w formacie wymaganym przez formularz, na przykład 12.03.1994.
- Numer PESEL, jeżeli został nadany.
- Jeżeli nie masz numeru PESEL, podaj rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, na przykład paszportu.
Nie wpisuj numeru dowodu osobistego obok PESEL-u tylko dlatego, że oba pola znajdują się na jednym formularzu. Jeżeli pracodawca ma już podstawę do identyfikacji na podstawie PESEL-u, dodatkowa informacja może być zbędna.
Adres i kontakt
Po zatrudnieniu podaje się przede wszystkim adres zamieszkania. Nie zawsze jest on taki sam jak adres zameldowania lub adres do korespondencji, dlatego przed wpisaniem informacji sprawdź nazwę konkretnej rubryki.
Numer telefonu i adres e-mail należą do danych kontaktowych wskazanych przez pracownika. Możesz podać kontakt prywatny albo służbowy, jeśli taki już otrzymałeś. W rekrutacji nie ma potrzeby wpisywania kilku numerów telefonu, prywatnego adresu e-mail i adresu rodziców, jeśli formularz nie wyjaśnia, po co te informacje są potrzebne.
Dane związane z wynagrodzeniem
Jeżeli pensja ma być wypłacana przelewem, wpisz prawidłowy numer rachunku płatniczego w formacie wymaganym przez pracodawcę. Przed oddaniem formularza sprawdź każdą cyfrę, ponieważ jedna pomyłka może opóźnić wypłatę albo skierować ją na niewłaściwe konto.
Pracownik może złożyć wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. W takiej sytuacji numer rachunku nie jest potrzebny do samej wypłaty, choć inne przepisy lub dokumenty rozliczeniowe mogą wymagać odrębnych danych.
Wykształcenie i wcześniejsze zatrudnienie
Te informacje wpisuje się wtedy, gdy są potrzebne do wykonywania pracy albo nie zostały wcześniej prawidłowo zebrane. W praktyce może chodzić o okresy zatrudnienia wpływające na staż urlopowy, kwalifikacje wymagane na stanowisku lub dokumenty potwierdzające uprawnienia zawodowe.
Nie ma sensu przepisywać całej historii edukacji do każdego formularza kadrowego. Jeśli dokument pyta tylko o najwyższe ukończone wykształcenie, wystarczy podać tę informację. Jeżeli wymaga przebiegu zatrudnienia, wpisz pracodawcę, stanowisko oraz okres pracy zgodnie ze świadectwami lub innymi dokumentami.
Przykładowe uzupełnienie może wyglądać tak:
- Imię i nazwisko: Anna Nowak
- Data urodzenia: 12.03.1994
- Adres zamieszkania: ul. Lipowa 12/4, 00-001 Warszawa
- PESEL: numer zgodny z dokumentem tożsamości
- Telefon i e-mail: dane kontaktowe wskazane przez pracownicę
- Numer rachunku: rachunek należący do pracownicy lub wskazany przez nią do wypłaty wynagrodzenia
Zakres danych zależy od rodzaju dokumentu
To samo pole może być zasadne w jednym dokumencie, a niepotrzebne w innym. Dlatego nie traktuję formularza jako uniwersalnej listy danych, tylko jako narzędzie do konkretnego celu.
Kwestionariusz kandydata
Na etapie rekrutacji wpisujesz przede wszystkim dane pozwalające się zidentyfikować i skontaktować. Wykształcenie oraz przebieg zatrudnienia podajesz wtedy, gdy mają znaczenie dla stanowiska. Pracodawca nie powinien wymagać informacji o stanie cywilnym, wyznaniu, poglądach, orientacji seksualnej czy planach rodzinnych.
UODO zwraca uwagę, że pracodawca nie może zbierać danych bez konkretnego celu ani gromadzić ich „na wszelki wypadek”. Sama obecność pola w formularzu nie oznacza jeszcze, że trzeba je wypełnić.
Umowa o pracę i akta osobowe
Przy zatrudnieniu pracodawca potrzebuje danych niezbędnych do przygotowania umowy, zgłoszeń ubezpieczeniowych, wypłaty wynagrodzenia i prowadzenia akt osobowych. W dokumentacji mogą pojawić się między innymi adres zamieszkania, PESEL, dane konta oraz dokumenty potwierdzające staż i kwalifikacje.
Nie oznacza to jednak, że wszystkie informacje muszą znaleźć się bezpośrednio w umowie o pracę. Część z nich przekazuje się w osobnym oświadczeniu albo formularzu kadrowym.
Dokumenty dotyczące świadczeń
Dane dzieci lub innych członków najbliższej rodziny wpisuje się tylko wtedy, gdy są potrzebne do skorzystania z określonego uprawnienia, na przykład urlopu, zwolnienia albo świadczenia. Jeżeli nie korzystasz z takiego rozwiązania, nie ma powodu, aby podawać rodzinne informacje w podstawowym formularzu pracowniczym.
Przeczytaj również: Praca w niedzielę - ile dni wolnych naprawdę przysługuje?
Formularze dla zleceniobiorców
Osoba pracująca na umowie zlecenia nie jest automatycznie pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy. Zakres danych może wynikać wtedy z przepisów podatkowych, ubezpieczeniowych i samej umowy. Dlatego przed uzupełnieniem dokumentu sprawdź, czy rzeczywiście dotyczy on umowy o pracę, a nie innej formy współpracy.
Czego nie wpisywać bez wyraźnej potrzeby
Najczęstszy błąd polega na przekonaniu, że im więcej danych poda pracownik, tym szybciej firma załatwi formalności. W rzeczywistości nadmiar informacji zwiększa ryzyko pomyłki, niepotrzebnego ujawnienia danych i problemów z ich późniejszą aktualizacją.
- Nie wpisuj numeru dowodu, jeśli formularz wymaga PESEL-u i nie wyjaśnia dodatkowej potrzeby.
- Nie podawaj danych rodziny, jeżeli nie korzystasz z uprawnienia, które ich wymaga.
- Nie wpisuj adresu zameldowania w rubryce dotyczącej miejsca zamieszkania.
- Nie kopiuj całego CV do dokumentu, który pyta wyłącznie o dane identyfikacyjne.
- Nie podawaj informacji o zdrowiu, jeśli nie wynika to z konkretnej procedury i podstawy prawnej.
- Nie wpisuj danych bankowych innych niż numer rachunku, jeżeli nie ma uzasadnionej potrzeby.
Jeśli formularz wymaga informacji, która wydaje Ci się nadmiarowa, poproś kadry o wskazanie celu jej zebrania. Dobra praktyka polega na tym, że pracownik wie, po co podaje konkretną informację i kto będzie miał do niej dostęp.
Jak uzupełnić dane bez pomyłki
- Sprawdź rodzaj dokumentu. Ustal, czy jest to formularz rekrutacyjny, kwestionariusz pracownika, dokument płacowy, zgłoszenie ubezpieczeniowe czy wniosek o świadczenie.
- Przeczytaj nazwy pól dosłownie. Adres zamieszkania, adres korespondencyjny i adres zameldowania mogą oznaczać różne informacje.
- Porównaj dane z dokumentem źródłowym. Dotyczy to szczególnie imion, nazwiska, daty urodzenia i numeru PESEL.
- Nie zostawiaj niejasnych rubryk do samodzielnej interpretacji. Zapytaj pracodawcę, czy pole jest obowiązkowe i na jakiej podstawie jest wymagane.
- Zachowaj kopię formularza. Dzięki temu łatwiej sprawdzisz, jakie dane zostały przekazane i co trzeba zaktualizować po zmianie adresu, nazwiska lub rachunku.
W polu, które Cię nie dotyczy, wpisz „nie dotyczy” tylko wtedy, gdy formularz dopuszcza taką odpowiedź. Puste miejsce może zostać uznane za przeoczenie, a wpisywanie przypadkowych informacji jest jeszcze gorszym rozwiązaniem.
Pracodawca powinien przechowywać dokumentację w sposób zapewniający jej poufność, integralność, kompletność i dostępność. Po zmianie danych przekaż aktualną informację do kadr, zwłaszcza gdy dotyczy ona adresu, nazwiska, numeru rachunku albo uprawnień pracowniczych.
Dane pracownika powinny być kompletne, ale nigdy przypadkowe
Najprostsza zasada brzmi: wpisz dane wymagane przez konkretny dokument, sprawdź je z dokumentem źródłowym i nie dodawaj informacji, których pracodawca nie potrzebuje. W większości przypadków wystarczą dane identyfikacyjne, adres, kontakt, PESEL lub dane dokumentu tożsamości oraz informacje potrzebne do wynagrodzenia i uprawnień.
Jeśli masz wątpliwość, nie zgaduj i nie przepisuj całej zawartości dowodu osobistego. Poproś o wyjaśnienie celu danej rubryki. Taki prosty nawyk ogranicza liczbę błędów, chroni prywatność i sprawia, że dokumentacja pracownicza pozostaje rzeczywiście użyteczna.
