RODO po angielsku, czyli GDPR. Co oznacza w pracy i CV?

Jak brzmi RODO po angielsku i co dokładnie oznacza

Angielska nazwa polskiego RODO to General Data Protection Regulation, a najczęściej używany skrót to GDPR. Pełne oznaczenie aktu brzmi Regulation (EU) 2016/679. To nie osobna wersja przepisów, lecz angielska nazwa tego samego rozporządzenia obowiązującego w całej Unii Europejskiej.

Przepisy zaczęły być stosowane 25 maja 2018 roku. Regulują między innymi zbieranie, przechowywanie, wykorzystywanie, udostępnianie i usuwanie danych osób fizycznych. W pracy dotyczy to zarówno kandydata, jak i pracownika, byłego pracownika, kontrahenta czy osoby kontaktowej.

Dlaczego angielska nazwa ma znaczenie w pracy

W międzynarodowej firmie możesz spotkać się z dokumentami, systemami HR i wiadomościami, w których nie występuje skrót RODO, tylko GDPR compliance. Oznacza to zgodność działań organizacji z przepisami o ochronie danych. Sama obecność takiego hasła nie świadczy jeszcze o tym, że firma rzeczywiście przetwarza dane prawidłowo.

W praktyce najważniejsze jest rozpoznanie ról. Pracodawca jest zwykle data controller, ponieważ decyduje, po co zbiera CV, dane płacowe czy informacje o czasie pracy. Dostawca systemu rekrutacyjnego lub firmy kadrowej może być data processor, ale nie oznacza to, że przejmuje odpowiedzialność za wszystkie decyzje.

Najważniejsze zasady w prostym języku

• Lawfulness, fairness and transparency oznacza zgodne z prawem, uczciwe i przejrzyste przetwarzanie.
• Purpose limitation wymaga, aby dane zbierano w konkretnym celu, a nie na wszelki wypadek.
• Data minimisation oznacza ograniczenie zakresu danych do tego, co potrzebne.
• Accuracy wymaga poprawności i aktualności danych.
• Storage limitation oznacza przechowywanie danych tylko tak długo, jak jest to uzasadnione.
• Integrity and confidentiality wiąże się z ochroną danych przed utratą, nieuprawnionym dostępem i ujawnieniem.

Najczęstszy błąd polega na traktowaniu zgody jako uniwersalnego rozwiązania. W relacji pracownik-pracodawca zgoda nie zawsze jest dobrowolna, dlatego podstawą przetwarzania często jest obowiązek prawny, umowa albo uzasadniony interes administratora, a nie podpisana formułka.

GDPR w rekrutacji i CV po angielsku

W procesie rekrutacji pracodawca powinien zebrać tylko takie informacje, które są potrzebne do oceny, czy kandydat spełnia wymagania stanowiska. W Polsce katalog podstawowych danych wynika przede wszystkim z Kodeksu pracy. Zwykle obejmuje on między innymi imię i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje oraz historię zatrudnienia.

Nie oznacza to, że każda dodatkowa informacja jest automatycznie zakazana. Jeżeli kandydat sam umieści w CV zdjęcie, adres profilu zawodowego albo informację o dodatkowych umiejętnościach, pracodawca może analizować te dane w granicach prawa i celu rekrutacji. Problem pojawia się wtedy, gdy firma wymaga danych niepotrzebnych, nadmiarowych albo szczególnie wrażliwych.

Czy trzeba dodawać zgodę do angielskiego CV

Do udziału w bieżącej rekrutacji nie zawsze potrzebujesz osobnej zgody zapisanej w CV. Podstawowe dane mogą być przetwarzane na podstawie przepisów prawa pracy oraz działań zmierzających do zawarcia umowy. Inaczej może wyglądać sytuacja przy przyszłych rekrutacjach, wykorzystaniu zdjęcia lub innych informacji wykraczających poza niezbędny zakres.

Jeżeli firma prosi o zgodę, prosty zapis po angielsku może brzmieć:

I consent to the processing of my personal data by [company name] for the purpose of the recruitment process for the position I have applied for.

I consent to the processing of my personal data by [company name] for the purpose of future recruitment processes.

Taki tekst nie powinien być traktowany jako obowiązkowy dodatek do każdego CV. Ważniejsze jest to, czy pracodawca przekazał kandydatowi kompletną informację o administratorze, celu przetwarzania, podstawie prawnej, odbiorcach danych i okresie przechowywania.

Jakich danych lepiej nie wpisywać bez potrzeby

• numeru PESEL, jeśli pracodawca nie potrzebuje go na tym etapie,
• informacji o stanie zdrowia lub niepełnosprawności, chyba że mają bezpośrednie znaczenie i istnieje właściwa podstawa prawna,
• stanu cywilnego, liczby dzieci, wyznania lub poglądów politycznych,
• skanu dowodu osobistego,
• pełnego adresu zamieszkania, gdy wystarczą dane kontaktowe.

Moim zdaniem najlepsze CV jest nie tylko krótsze, ale też bezpieczniejsze. Dokument zawierający wyłącznie informacje przydatne rekruterowi ogranicza ryzyko naruszenia prywatności i ułatwia ocenę kompetencji.

Jakie prawa ma pracownik według GDPR

Pracownik może żądać potwierdzenia, czy pracodawca przetwarza jego dane, oraz uzyskać dostęp do informacji o celu, zakresie i odbiorcach tego przetwarzania. W określonych sytuacjach ma także prawo do sprostowania danych, ograniczenia ich przetwarzania, sprzeciwu lub usunięcia danych.

Prawo do usunięcia nie działa jednak bezwarunkowo. Pracodawca może być zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej, rozliczeń podatkowych czy danych potrzebnych do obrony przed roszczeniami. Dlatego żądanie usunięcia danych nie zawsze oznacza, że firma musi skasować całą dokumentację.

Przeczytaj również: CV front-end developera, które przyciąga rekrutera

Monitoring, poczta służbowa i narzędzia pracy

GDPR obejmuje także dane powstające podczas korzystania z poczty służbowej, kart dostępu, kamer, systemów rejestracji czasu pracy czy narzędzi do zarządzania zadaniami. Sam fakt, że urządzenie należy do firmy, nie daje pracodawcy prawa do nieograniczonego śledzenia aktywności.

Monitoring powinien mieć konkretny cel, proporcjonalny zakres i jasno opisane zasady. Pracownik powinien wiedzieć, jakie dane są zbierane, kto ma do nich dostęp i jak długo są przechowywane. Ukryte monitorowanie albo stała kontrola niemająca związku z organizacją pracy może naruszać zarówno przepisy o ochronie danych, jak i dobra osobiste pracownika.

Jeśli uważasz, że dane są wykorzystywane niezgodnie z prawem, możesz najpierw zwrócić się do administratora lub inspektora ochrony danych. W razie braku reakcji pozostaje skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz ewentualne środki przewidziane w prawie pracy.

Jak sprawdzić anglojęzyczną klauzulę RODO

Dokument po angielsku nie musi być dłuższy ani bardziej skomplikowany niż polska wersja. Powinien jednak odpowiadać na te same pytania. Zanim zaakceptujesz formularz, sprawdź kilka elementów.

1. Kto jest administratorem danych i jak można się z nim skontaktować?
2. Po co dane są przetwarzane?
3. Na jakiej podstawie prawnej odbywa się przetwarzanie?
4. Jakie dane są zbierane i komu mogą zostać przekazane?
5. Jak długo firma będzie je przechowywać?
6. Jak można skorzystać z praw osoby, której dane dotyczą?

Przydatne sformułowania to między innymi purpose of processing, czyli cel przetwarzania, legal basis, czyli podstawa prawna, oraz retention period, czyli okres przechowywania danych. Jeśli dokument mówi jedynie o „zgodzie na wszystko”, bez wskazania celu i zakresu, jest to sygnał ostrzegawczy.

Trzeba też rozróżnić privacy notice od consent form. Pierwszy dokument informuje o przetwarzaniu danych, a drugi służy do wyrażenia zgody w sytuacji, w której zgoda rzeczywiście jest potrzebna. Podpisanie informacji nie zawsze oznacza zgodę, podobnie jak brak podpisu nie zawsze uniemożliwia legalne przetwarzanie danych.

Co zapamiętać przed wysłaniem CV do zagranicznej firmy

Najprostsza reguła brzmi: GDPR to angielska nazwa RODO, ale zgodność z tymi przepisami nie sprowadza się do wklejenia jednej formułki do CV. Liczy się cel przetwarzania, minimalny zakres danych, przejrzysta informacja i odpowiednie zabezpieczenia.

Przed wysłaniem dokumentów usuń dane, które nie pomagają w rekrutacji, sprawdź, kto będzie administratorem, i przeczytaj klauzulę informacyjną. Jeżeli firma działa w Polsce lub rekrutuje do pracy na terytorium Unii Europejskiej, angielski język dokumentu nie zmienia podstawowych praw kandydata ani pracownika.